電話・メール・面接の記録を残す

「対応の記録」は、応募者とのやり取りを 1 件ずつ日時つきで積み上げていく欄です。いつ電話したか、どんなメールを送ったか、面接で何を伝えたかを残しておくと、担当が替わっても経過を追えます。

記録の足し方

1. 応募の詳細を開き、いちばん下の「対応の記録」のカードまで進みます。
2. 「種別」で「電話」「メール」「面接」「メモ」のどれかを選びます。
3. 「内容」に、やり取りの中身を書きます（2000 字まで）。
4. 「記録を足す」を押します。
5. 画面が読み直され、記録の表に 1 行増えます。

記録の並び方

記録の表は、古い順に上から並びます。いちばん新しい記録は、表のいちばん下です。1 行ごとに、記録した日時・種別・内容が出ます。まだ 1 件も無いときは「まだ記録がありません。」と出ます。

書くときの目安

種別	例
電話	「10/2 14 時に電話。面接の日程を 10/5 10 時で調整」
メール	「必要書類の案内をメールで送付」
面接	「施設長と面接。夜勤の可否を確認」
メモ	「応募者から、入職の時期は 11 月以降との希望」

• 記録を足しても、**段階は変わりません。**面接の日程が決まったら、段階も「面接」にして保存してください（選考の段階を進める）。
• 記録は応募者には見えません。
• 採用の判断に用いてはならない事項（本籍・出生地・信条・組合加入・家族の状況など）は書かないでください。事業所のメモと同じ決まりです（事業所のメモを書く）。
• 同じ送信元から続けて応募が届いたときは、種別「メモ」の記録が自動で 1 件付くことがあります（いたずらの応募を分ける）。

直す・消すことはできません

足した記録を画面で直したり消したりする操作はありません。書き間違えたときは、正しい内容の記録をもう 1 件足してください。

記録の本文は、記録した日から 180 日で自動で消えます（日時と種別は残り、内容は「―」になります）。電話の中身などの個人情報を必要以上に持ち続けないためです（応募の保存期間と削除の予定日）。

見るだけの役割のとき

見るだけの役割の人は、記録の表を読めますが、「種別」「内容」の欄と「記録を足す」は出ません（見るだけの役割で、段階やメモが変えられない）。

足せないとき

出るメッセージ	理由と対処
「記録の種別をお選びください。」	種別が読み取れなかった。画面を読み込み直し、種別を選び直してから押してください
「応募が見つかりません。」	この事業所の応募として見つからなかった。応募の一覧から開き直してください
「ログインが切れました。もう一度ログインしてください。」	ログインの期限が切れた。書いた内容は保存されていません。控えてからログインし直してください

ほかの表示は 段階の保存で「見送りの理由をお選びください」などと出る にまとめています。